¿Cómo el Manual de Procedimiento Operativo estandarizado, puede ayudar a su hotel durante la pandemia?

¿Sabe qué es el Procedimiento Operativo Estandarizado? Esta herramienta es un excelente aliado en la rutina de los hoteles. El POE no es más que un documento que ayuda en la estandarización de actividades, como limpieza, mantenimiento y organización de equipos. Además, alinea la comunicación entre empleados. 

Dentro de este contexto pandémico, el Procedimiento Operativo Estandarizado, es un control que ha ganado aún más relevancia en la industria hotelera. Porque además de la gestión de los procesos tradicionales, como las rutinas de limpieza y la organización de los equipos, hoy en día el sector debe adaptarse constantemente a los nuevos procedimientos de seguridad sanitaria. 

Con POE es posible controlar los procesos de gestión hotelera para que su negocio siga produciendo resultados satisfactorios. Para comprender cómo diseñar un POE de manera eficiente, necesita saber de qué se trata realmente esta estrategia. ¡Así que este atento al próximo tema! 

¿Qué es un manual POE (Procedimiento Operativo Estandarizado)? 

El Procedimiento Operativo Estandarizado (POE) es un conjunto de información documentada con el objetivo de estandarizar y optimizar actividades, departamentos o rutinas de trabajo. 

Las instrucciones pragmáticas actuales del POE, basadas en estudios e investigaciones, garantizan una mejor productividad y menos desperdicio de recursos. 

Una gran ventaja de estructurar un POE en el hotel es que todo el equipo está alineado. Conocer las leyes y mantener al equipo con el documento, ya sea impreso o en una tableta, es importante para que todos tengan metas claras. 

La camarera Organiza los suministros para la limpieza de la habitación. 

Pero, ¿para qué sirve el POE en el mantenimiento, limpieza y organización del hotel? 

Cualquier procedimiento puede y debe tener un POE. Vea algunos beneficios que tiene esta práctica. 

Mantenimiento 

Uno de los ejemplos más comunes de POE son los manuales de instrucciones de los equipos. Dicho manual evita daños en las máquinas y el principal: accidentes laborales. 

Los manuales de uso del equipo muestran la funcionalidad y brindan orientación sobre el uso y la configuración, entre otros detalles. Con esto, cualquier profesional con permiso para operar el equipo es capaz de manejarlo, con la ayuda de dicho manual. 

Limpeza 

El uso de POE para limpieza se convierte en rutina para los empleados que realizarán tareas de este tipo. La descripción incluye cada trámite a realizar, según el servicio. De esta forma, la rutina de limpieza puede obtener una estandarización en la ejecución de las tareas de limpieza del hotel. 

El gerente también debe mencionar la frecuencia de ejecución de cada uno de los procedimientos. Es importante que también se contemple la elaboración de una minuta para que los empleados consulten el sistema de etapas de las higienizaciones y garanticen la frecuencia del desempeño de la actividad, sin interrupciones. 

Los materiales necesarios para las actividades también deben mencionarse en el POE, como escobilla de goma, esponja, balde, cepillo, manguera, entre otros. 

Estantes de organización 

La rotación de empleados implica el intercambio de ambientes y accesorios entre personas con diferentes prácticas, comportamientos y costumbres. En el escenario actual, esta actitud se ve con más atención y preocupación. 

Por tanto, las acciones para compartir cualquier objeto o entorno en el hotel deben estar en línea con las medidas propuestas por los procedimientos estándar. 

Se pueden crear un POE para establecer reglas para mantener el orden en las instalaciones del hotel. Además, dicho procedimiento es esencial en el manejo y almacenamiento de utensilios y equipos. 

¿Cómo hacer un Manual de procedimientos operativos estandarizados en línea? 

Ahora que conoces el concepto y la importancia del POE, conoce también el paso a paso de cómo hacer un POE online e impleméntelo en su hotel. 

  1. Pida ayuda a todos los empleados: Nadie mejor para opinar sobre la efectividad de un procedimiento que quienes lo realizan todos los días. Después de todo, ellos son los que conocen en detalle las tareas rutinarias y pueden señalar sus particularidades y problemas. Se puede consultar a expertos, pero las sugerencias del equipo deben usarse para revisiones y actualizaciones del POE.. 
  2. Lista de rutinas comunes: Analizar tareas comunes que necesitan precisión y protección para crear procedimientos de acuerdo a un paso a paso definido. Describir todos los pasos del procedimiento, incluyendo el tiempo requerido o previsto para llevarse a cabo, materiales requeridos para su ejecución y los respectivos resultados esperados. 
  3. No copie de otras compañías: Y por último, pero definitivamente no menos importante, nunca copie los procedimientos de otros hoteles, porque simplemente pueden no aplicarse a su realidad! Es válido inspirarse en la estructura de otros POE, pero es fundamental observar las particularidades de los procesos de su propio negocio.

Consejos para mantener POE actualizado 

Para comenzar a redactar los procedimientos estandarizados de su hotel, deberá definir algunos puntos. Por lo tanto, algunas preguntas son fundamentales 

  • Quien será el encargado de la elaboración del POE en el hotel?
  • ¿Para qué cargos o áreas son las directrices?
  • Quién será responsable de verificar el esquema (preferiblemente, un especialista o el colaborador que lo usará)
  • ¿Quién será responsable de la aprobación?
  • ¿Cuál será la fecha de implementación y cuales colaboradores deben ser informados?
  • ¿Cómo y cuándo se deben hacerse las revisiones y bajo qué circunstancias se debe descontinuar el POE?

Veamos un ejemplo de cómo desarrollar un Procedimiento Operativo Estándarizado 

Supongamos que usted es el empleado responsable de preparar el POE para la limpieza de la cocina de su hotel. Teniendo en cuenta los requisitos de las entidades responsables, sigue a continuación, un ejemplo de cómo puede preparar el documento: 

Nombre: limpieza estandarizada según los organismos competentes. 

Objetivo: garantizar la limpieza de los espacios y utensilios de cocina, de conformidad con la normativa de los órganos competentes. 

Documentos de referencia: POE de limpieza anterior, normas usuales de limpieza.

Lugar de aplicación: cocina.

Siglas: cuchara de café = CCF; cucharadita = CC

Descripción de tareas y etapas con quien ejecutará y con los responsables: quien ejecuta es el profesional de limpieza, el responsable es el gerente de cocina.

Explicando paso a paso todos los procedimientos a seguir: 1er paso, 2do paso, 3er paso, etc. 

 

¡Ahora está con usted! 

Explore nuestros consejos para desarrollar el Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados con excelencia para su hotel. 

Lo más importante es que la información debe ser clara para que todos los colaboradores comprendan y garanticen la estandarización de las operaciones. 

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