Del soporte al sistema esencial: 3 beneficios del pago automatizado para el flujo de caja de su hotel

La pandemia ha acelerado la necesidad de procesos remotos y automatizados. En las reservas de hotel, la tendencia hacia la automatización de pagos ahorra recursos y tiempo dedicado a pagar o recibir de diferentes clientes y socios. Después de todo, desde el huésped hasta los operadores y las OTA, hay muchas transacciones financieras involucradas. 

En el escenario actual, el procesamiento de pagos automatizado se ha vuelto aún más esencial. Tal hábito impacta en una serie de acciones. El principal es: el flujo de caja del hotel gana eficiencia operativa a través de transacciones programadas o simultáneas. 

Simplificar la planificación y ejecución de la gestión financiera del hotel genera beneficios además de optimizar el flujo de caja. Impacta positivamente la seguridad de los datos del cliente y la identificación de tarjetas inválidas en las reservas. 

Pero, al fin y al cabo, ¿cuáles son los otros beneficios que ofrece la operación con pago automatizado al flujo de caja de los establecimientos hoteleros? ¿Y cómo puede la gestión del flujo de caja del hotel contribuir a una toma de decisiones más segura para su negocio? 

En este artículo daremos respuesta a todas estas preguntas y más; comprenderás qué es la gestión del flujo de caja en la hotelería y cómo este instrumento permite la correcta gestión de su hotel. 

¿Qué es el flujo de caja en la hotelería? 

El flujo de caja es todo el movimiento financiero que se produce en el efectivo de un establecimiento. Es allí donde se encuentra la información sobre valores referentes a entradas y salidas de capital. 

En la hotelería, las transacciones bancarias están relacionadas con un conjunto de registros y controles de cuentas, siendo los principales: 

Cuentas por cobrar: son las acciones de registro y control de las cuentas por cobrar del hotel. Esto incluye el monto de las cuentas por cobrar de las reservas de los huéspedes, hasta las reservas de las OTA, agencias y operadores. En las cuentas por cobrar, las diferentes formas de pago utilizadas dan como resultado diferentes formas de control de cuentas. 

En las transacciones con tarjeta de crédito al recibirlas, el software de automatización puede facilitar la gestión del flujo de caja. Actúan verificando las conciliaciones de las reservas, haciendo la correspondencia exacta del monto vendido y recibido. 

Cuentas por pagar: importante control del flujo de caja, para que ninguna cuenta quede sin pago. Incluso porque pagar intereses y tarifas por pagos atrasados ​​y desorganización es un error crucial en la administración de cuentas. 

El éxito financiero: cuidado en la gestión del flujo de caja 

La gestión asertiva del flujo de caja en el negocio hotelero es fundamental para el éxito financiero del hotel. Para no tropezar en este paso, es necesario tener en cuenta algunas precauciones a la hora de analizar las cuentas de tu establecimiento. 

  • No deje de lado ninguna ganancia o gasto 

Para tener una visión amplia de su capital, es importante registrar todas las transacciones financieras que ocurren en su negocio. 

Después de todo, el volumen de ganancias y gastos de menor valor se convierte en una gran suma si se ve como un todo. 

Por lo tanto, incluso si alguna ganancia o gasto parece tener un valor mínimo o insignificante, asegúrese de registrarlo. 

  • Diferenciar la facturación de beneficios 

Ver una gran cantidad en los ingresos mensuales del hotel es un punto positivo. Sin embargo, es importante tener cuidado de diferenciar la facturación de las ganancias. 

Al analizar la facturación periódica de un hotel, se tienen en cuenta los gastos realizados durante el período, ya que el importe deberá utilizarse en el pago de empleados y los recursos utilizados. 

Solo después de puntuar todos los gastos se puede mostrar el valor de la ganancia. 

  • Distribuya estratégicamente sus ganancias en valor en efectivo y valor de inversión 

Una vez que haya alcanzado la cantidad exacta de sus ganancias por período, es el momento de distribuir estratégicamente el capital. 

Concentrar todo el capital del hotel en la caja registradora es tan arriesgado como realizar inversiones con todo el valor. 

Lo ideal es realizar una distribución estratégica de beneficios, teniendo en cuenta las exigencias de mejora de su hotel. 

Sin dejar de lado la cantidad que debe mantenerse en efectivo como garantía financiera de su negocio. 

¿Por qué el pago automatizado es un apoyo esencial para la salud del flujo de caja del hotel? 

Un sistema de pago automatizado mejora el flujo de caja del hotel porque permite rastrear todas las transacciones bancarias realizadas en nombre del hotel. 

Esto sucede porque el propio sistema registra el historial de datos del cliente en línea, desde la forma de pago utilizada hasta la fecha de realización de la reserva y el estado del pago. 

Tener claridad sobre los ingresos, las ganancias, los gastos y las pérdidas de su negocio es esencial. Sin una visión amplia y detallada de los procesos financieros, es casi imposible definir cuánto debe mantenerse en efectivo y cuánto debe invertirse en mejoras para su hotel. 

3 beneficios que el pago online ofrece el flujo de caja del hotel 

Hay muchos impactos positivos que el procesamiento automatizado de pagos de hoteles tiene en el flujo de caja. 

Aquí, citaremos 3 beneficios fundamentales y cómo el sistema ayuda al hotel a tener un flujo de caja más saludable:

1. Eficacia operativa

El software de pago automatizado permite la estandarización de procesos. A través de esta acción, es posible optimizar el tiempo, ahorrar costos y reducir errores. 

La eficacia operativa es lo más destacado. Dado que muchos establecimientos hoteleros aún realizan actividades de transacciones financieras que implican reservar una habitación manualmente. 

Para realizar estos procesos de forma manual, el hotel necesita un equipo especial que se encargue de las tareas. Esto requiere tiempo operativo y desgaste de los empleados. 

Además, tal proceso puede resultar en errores y retrabajos, o incluso pérdidas financieras como resultado de estas fallas. 

2. Aumento de la productividad en la facturación de reservas

Un sistema de pago automatizado garantiza la rápida recepción de las reservas, previamente facturadas a largo plazo. 

Con la automatización, aumenta la productividad en el trabajo. Dado que resulta en ahorros de tiempo que serían necesarios para la facturación manual. 

Otro tema importante es la sostenibilidad: el pago automatizado extingue la necesidad de impresiones en papel, que antes eran tan necesarias para realizar la facturación. 

3. Reducción de impagos

La reserva de pago automático permite al hotel cargar la tarjeta de crédito o, al menos, asegurarse de que se reciba el monto total. 

La reserva de pago automático permite al hotel cargar la tarjeta de crédito por adelantado y, así, evitar el incumplimiento por adelantado. 

En el caso de clientes como agencias y operadores, el uso de una plataforma automatizada evita, en casos extremos, que los hoteles incurran en impagos que puedan surgir con la quiebra del operador de la tarjeta de crédito. Esto se debe a que se sigue realizando la transferencia de pagos. 

El uso de la plataforma automatizada también brinda agilidad para verificar los problemas pendientes que deben pagar los clientes. También existe la posibilidad de enviar una notificación automática de pago debido. Una acción que tiene como objetivo incrementar los ingresos del hotel, liquidando las cuentas por pagar sin demora. 

Pagos seguros y sin complicaciones en el entorno digital 

Bee2Pay es una solución completa para pagos automatizados. La herramienta optimiza el flujo de caja del hotel y ofrece más seguridad en las transacciones financieras con la tarjeta utilizada en las reservas. 

Con él, la información personal de los huéspedes está protegida, lo que garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos de las tarjetas de crédito de los clientes. Todo en cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos (LGPD). 

Bee2Pay tiene un equipo de desempeño disponible para consultas. Está enfocado a ayudar en la aplicación y soporte de funciones especializadas para el cliente. 

¿Y usted hotel u hostal ya tiene un software de pago automático? ¿Quiere saber más sobre Bee2Pay? ¡Acceda aquí! . 

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