Como o Manual de Procedimento Operacional Padrão pode ajudar seu hotel na pandemia?

Você sabe o que é Procedimento Operacional Padrão? Essa ferramenta é uma excelente aliada na rotina dos hotéis. O POP nada mais é do que um documento que ajuda na padronização das atividades, como limpeza, manutenção e organização de equipamentos. Além disso, ele alinha a comunicação entre os colaboradores.

Dentro desse contexto de pandemia, o Procedimento Operacional Padrão é um controle que ganhou ainda mais relevância na hotelaria. Pois além da gestão de processos tradicionais, como rotinas de limpeza e organização de equipamentos, hoje, o setor deve estar em constante adaptação aos novos procedimentos de segurança sanitária 

Com o POP, é possível controlar os processos de gestão hoteleira para que seu negócio continue a produzir resultados satisfatórios. Para entender como elaborar um POP de forma eficiente, é preciso saber do que realmente se trata essa estratégia. Então fique atento(a) ao próximo tópico! 

O que é um Manual de POP (Procedimento Operacional Padrão)?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um conjunto de informações documentadas com o objetivo de padronizar e otimizar atividades, departamentos ou rotinas de trabalho. 

Os POP’s apresentam instruções pragmáticas, baseadas em estudos e pesquisas, a fim de garantir melhor produtividade e menos desperdício de recursos. 

Um grande diferencial na estruturação de um POP no hotel é que toda equipe esteja alinhada. Conhecer as legislações e manter a equipe com o documento, seja impresso ou em um tablet, notebook é importante para que todos tenham objetivos claros. 

Camareira organiza material de limpeza para arrumação de quarto de hotel.

Maspra quê serve o POP na manutenção, limpeza e arrumação do hotel? 

Qualquer procedimento pode, e deve, ter um POP. Veja alguns benefícios que justificam essa prática. 

Manutenção 

Um dos exemplos mais comuns de POP são os manuais de instruções de equipamentos. Tal manual evita danos às máquinas e o principal: acidentes de trabalho.  

Os manuais de uso de equipamentos mostram funcionalidades e orientam sobre o uso e as configurações, entre outros detalhes. Com isso, qualquer profissional com permissão para operar o equipamento tem condições de manuseá-la, com o auxílio do manual. 

Limpeza 

O uso do POP para higienização se torna rotina para os colaboradores que realizarão tarefas desse tipo. A descrição contempla cada procedimento a ser feito, de acordo com o serviço. Dessa forma, a rotina de limpeza pode obter uma padronização na execução das tarefas de higienização do hotel. 

O gestor ainda deve citar a frequência de execução de cada um dos procedimentos. É importante que também esteja contemplada a elaboração de uma escala para que os funcionários consultem o sistema de etapas das higienizações e garantam a frequência da realização da atividade, sem interrupções.  

Os materiais necessários para as atividades também devem ser citados no POP, como rodo, esponja, balde, esfregaço, mangueira, entre outros. 

Arrumação 

A rotatividade dos colaboradores implica o compartilhamento de ambientes e acessórios entre pessoas com práticas, comportamentos e costumes distintos. No cenário atual, tal atitude é vista com ainda mais atenção e preocupação. 

Por isso, ações de compartilhamento de qualquer objeto ou ambiente do hotel devem estar condizentes com as medidas propostas por procedimentos padrões. 

Os POPs podem ser criados para estabelecer regras sobre a manutenção da arrumação das instalações do hotel. Além disso, tal procedimento é essencial no manuseio e armazenamento de utensílios e equipamentos. 

Como fazer um Manual de Procedimentos Operacionais Padrão online? 

Agora que você já sabe o conceito e a importância do POP, conheça o passo a passo de como fazer um POP online e implementá-lo no seu hotel. 

  1. Peça ajuda de todos os colaboradores: Ninguém melhor para opinar sobre a eficácia de um procedimento do que quem o executa todos os dias. Afinal, são eles que conhecem com detalhes as tarefas rotineiras e podem apontar suas particularidades e problemas. Especialistas podem ser consultados, mas as sugestões da equipe devem ser utilizadas para revisões e atualizações nos POPs. 
  2. Lista de rotinas comuns: Analise tarefas comuns que necessitam de precisão e proteção para criar procedimentos de acordo com um passo a passo definido. Descreva todas as etapas do procedimento, incluindo o tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais exigidos para sua execução e os respectivos resultados esperados 
  3. Não copie de outras empresas: E por último, mas definitivamente não menos importante, jamais copie os procedimentos de outros hotéis, porque eles simplesmente podem não se aplicar à sua realidade! Inspirar-se na estrutura de outros POPs é válido, mas é essencial observar as particularidades dos processos do seu próprio estabelecimento. 

Dicas para manter o POP atualizado  

Para iniciar a elaboração dos procedimentos padrões do seu hotel, será necessário definir alguns pontos. Portanto, algumas perguntas são imprescindíveis: 

  • Quem será o encarregado pela elaboração do POP? 
  • qual cargo ou setor são destinadas as orientações? 
  • Quem será responsável por conferir o esboço (preferencialmente, um especialista ou funcionário que vai utilizá-lo) 
  • Quem será responsável pela aprovação? 
  • Qual será a data de implementação e quais funcionários deverão ser informados? 
  • Como e quando deverão ser feitas revisões e sob quais circunstâncias o POP deverá ser descontinuado? 

Vamos a um exemplo de como elaborar um Procedimento Operacional Padrão 

Supomos que você é o colaborador responsável por elaborar o POP para a limpeza da cozinha do seu hotel. Considerando as exigências dos órgãos responsáveis, acompanhe, a seguir, um exemplo de como você pode elaborar o documento: 

Nome: limpeza padronizada de acordo com os órgãos competentes. 

Objetivo: garantir a limpeza dos espaços e utensílios da cozinha, em adequação às normas dos órgãos competentes. 

Documentos de referência: POP de limpeza anterior, normas atuais de limpeza. 

Local de aplicação: cozinha. 

Siglas: colher de café = CCF; colher de chá = CC... 

Descrição das tarefas e etapas com os executantes e responsáveis: o executante é o profissional de limpeza, o responsável é o gestor da cozinha. 

Passo a passo explicando todos os procedimentos a serem seguidos: 1º passo, 2º passo, 3º passo, e assim por diante. 

 

Agora é com você!

Explore nossas dicas para desenvolver o Manual de Procedimento Operacional Padrão com excelência para o seu hotel. 

O mais importante: as informações devem ser claras para que todos os colaboradores compreendam e garantam a padronização das operações 

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