O que considerar na contratação de software para hotéis e pousadas?

Quando se trata de um software para hotéis e pousadas, existem várias alternativas. Basicamente, temos o sistema operacional do hotel, chamado de PMS; o CRS, que faz a gestão da distribuição e centraliza as reservas e vendas do hotel; e sistemas de análise de concorrência, estratégia e proposição de tarifas.

É fato que os bons sistemas contribuem de tal forma para a produtividade e a competitividade, que não utilizá-los coloca o hotel em desvantagem em relação à concorrência, aumenta custos e dificulta o dia a dia de todos os envolvidos com o serviço e seu uso, inclusive os hóspedes.

Contudo, decidir o momento ideal, a opção mais viável e a melhor forma de implantar essa tecnologia nem sempre é uma tarefa simples. Então, vejamos os detalhes que você precisa considerar para acabar de vez com esse dilema, evitar dor de cabeça e aumentar seus lucros.

Qual a importância de um software de gestão para o negócio?

O principal benefício em usar esses softwares é organizar a operação e ser dono das suas informações. É um processo de ganhos práticos de resultado, eficiência e, naturalmente, receita. Isso ocorre, principalmente, porque você consegue otimizar o seu tempo e fazer com que a sua produtividade aumente, garantindo mais rentabilidade.

Além disso, uma solução integrada armazena dados e apresenta informações de qualidade e precisas, que são acessíveis em tempo real. Desse modo, você passa a tomar decisões mais ponderadas e acertadas, pois depende menos da intuição. Não significa que seu feeling e a sua experiência não sejam importantes, mas essas habilidades funcionam muito melhor quando são embasadas por informação segura.

A isso tudo, some uma melhora prática da operação do hotel — e o mais interessante é que a implantação inicia um ciclo de aprimoramento contínuo. Ele decorre de uma maior facilidade de identificar gargalos nos processos e poder medir o impacto de cada pequena falha. Por isso, os ganhos são recorrentes.

A experiência do hóspede

Enquanto você e sua equipe obtêm melhoras na sua rotina e o hotel aumenta os lucros, os hóspedes passam a viver uma experiência superior com a estadia e o atendimento. De um lado, em razão da melhora dos serviços em decorrência da eficiência operacional. De outro, da mudança de foco — do operacional para o estratégico.

Com os processos operacionais otimizados, sobra mais tempo útil para ter contato com o seu hóspede e com atividades relacionadas à melhora da experiência dele, inclusive para elaborar serviços adicionais que possam agregar receita e contribuir para a fidelização dos clientes.

Qual o momento certo de implantar?

Se você está fazendo essa pergunta, é muito provável que a hora certa já tenha passado. Ou seja, a mudança está atrasada. Afinal, essa questão surge quando aparecem problemas e incômodos que, em alguma medida, justificam a implantação imediata.

O ideal é se antecipar a essa situação. Contudo, nem sempre é fácil prever e contar com os recursos de investimento para pensar no longo prazo. Desse ponto de vista, o critério financeiro costuma ser bastante útil. É o chamado cálculo ROI, que vamos explicar de forma bastante simplificada nas próximas linhas.

Você pode calcular suas perdas de produtividade com base no tempo gasto com retrabalho, tarefas repetidas e funcionários que desenvolvem afazeres que poderiam ser automatizados. Multiplicando esse tempo perdido pelo custo da hora média da sua equipe, terá uma estimativa do custo da falta de um sistema.

Além disso, juros e multas por atrasos de pagamentos decorrentes do descontrole do fluxo de caixa; a manutenção de estoque de produtos e insumos acima do necessário; e perdas resultantes da falta de controle das reservas são exemplos de prejuízos causados pela falta de um sistema integrado.

Se esses valores representarem algo próximo do investimento mensal em um sistema, que hoje é muito mais acessível do que a maioria dos hoteleiros imagina, o valor estará mais do que justificado. Isso ocorre porque o ganho mais significativo ocorrerá em razão da informação disponível para tomada de decisão, que é inestimável.

O que um software precisa oferecer?

Cadastro dos clientes

Um cadastro completo, que forneça informações detalhadas sobre o perfil e preferências dos hóspedes, permite identificar oportunidades e direcionar ações para atraí-los e fidelizá-los.

Agendamento de reserva

Esse é um dos maiores gargalos operacionais de um hotel. Essa funcionalidade garante o máximo de ocupação com as melhores tarifas.

Segurança das informações

A preocupação com a privacidade é uma medida de atenção que, recentemente, passou a ter implicações legais. A segurança de dados financeiros e dos hóspedes é crucial. Imagine se, de um dia para o outro, você perde as informações de cobrança e pagamento.

Integração dos dados

Vários sistemas distintos que executam tarefas específicas aumentam o tempo operacional e a incidência de erros. O simples cadastro de um hóspede pode precisar ser feito em mais de um sistema, por exemplo.

Por isso, o retorno real é obtido com uma solução completa. Mesmo que você não precise de uma ou outra funcionalidade no momento, o ideal é se precaver para evitar o custo de uma troca futura.

Ferramenta de distribuição

A integração e gestão dos canais de distribuição se tornou fundamental para os hotéis de hoje. Com uma ferramenta capaz de descomplicar os processos envolvidos nessa tarefa, você consegue diminuir os problemas da sazonalidade, aumentar a lucratividade e a ocupação.

Como escolher um software para hotéis e pousadas?

O ponto principal é escolher um software que seja compatível com a sua necessidade. Uma boa forma de identificar isso é pensar no tipo de informação de que você sente falta no seu dia a dia e nos maiores gargalos de sua operação. Talvez seja o tempo de check-in, o controle de reservas ou a gestão da produção, por exemplo.

Esses pontos devem ser considerados em conjunto. É importante destacar isso porque, como o próprio nome indica, falamos de uma atividade sistêmica, ou holística, se preferir. Informação e operação precisam ser vistas a partir de um todo, e não de pontos isolados.

O resultado operacional costuma, inclusive, compensar o investimento por si só, mas os maiores ganhos estão na informação de qualidade, disponível em tempo real.

Fora isso, considere o fato de que a atividade hoteleira é muito específica. É difícil imaginar que um sistema elaborado para outro segmento possa atendê-lo. Mesmo que seja o caso, isso vai implicar no desenvolvimento de funções exclusivas, o que gera custos adicionais.

Não se esqueça de se informar sobre a qualificação da equipe do seu fornecedor. É fundamental entender que um sistema nunca tem culpa nem mérito de nada. Afinal, ele executa exatamente o que alguém programou.

A capacidade da equipe de entender a sua realidade, o conhecimento sobre como funciona um hotel e a contribuição com a qual você poderá contar na implantação é que farão a diferença.

Como implantar um software para hotéis e pousadas?

Se você garantiu um bom fornecedor, ele poderá orientá-lo com relação ao método de implantação. É importante contar com isso, porque esse não é um processo rotineiro para você, mas é para as empresas de software. O acúmulo de experiência é determinante nesse processo.

Além disso, considere a importância das pessoas nessa etapa. Um bom software é elaborado a partir de práticas de gestão que funcionam comprovadamente. Desse modo, a implantação é uma oportunidade para corrigir falhas de procedimento. Mas é muito comum encontrar barreiras que fazem parte da cultura dos colaboradores. Por isso, eles precisam ser envolvidos e comprometidos com o processo.

A tecnologia existe para facilitar, mas, no final das contas, ela é só um meio de unir pessoas, inclusive os clientes. Por isso, é fundamental buscar uma tecnologia que forneça recursos suficientes para você melhorar a sua estratégia — tanto no processo de implantação, quanto no de uso e aprimoramento contínuo.

Um bom software para hotéis e pousadas agrega tecnologias, funções e processos que ajudam no desenvolvimento das capacidades de sua mão de obra. Ainda mais se considerar que, na atualidade, a humanização da tecnologia é um atributo em alta.

As melhores soluções são complicadas no seu código de programação por trás das telas, justamente para serem simples e funcionais para o usuário.

Agora, que tal se aprofundar na avaliação de uma solução para o seu hotel? Entre em contato e converse com a nossa equipe. Ela foi exaustivamente treinada para te ajudar nisso.