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Software de gestão hoteleira: conheça 5 funcionalidades essenciais e saiba como escolher a ferramenta ideal
- Em Marketing
- 13 de agosto de 2018
Um software de gestão hoteleira se tornou um requisito de sobrevivência para as empresas do setor. Atualmente, é quase impossível pensar em um bom desempenho sem ferramentas adaptadas, sem controles específicos sobre a situação dos quartos, sobre as reservas e demais particularidades do setor de turismo e hotelaria.
É preciso ter em mente que as atividades empresariais, independentemente do setor, se tornaram tecnológicas. De outro modo, não é possível garantir um bom nível de produtividade, excelência operacional e, principalmente, uma boa experiência para o cliente — o hóspede, neste caso.
Uma pesquisa recente da CWT, plataforma de gestão para viagens, revelou que dois terços das pessoas que viajam a negócios preferem utilizar serviços digitais para suas atividades de viagens incluindo fazer reservas para hospedagem.
78% das reservas de hotel observadas pelo estudo foram feitas de forma digital e mesmo nos casos de check in (54%) e check out (51%) fica clara uma tendência crescente pela dominação da tecnologia no segmento hoteleiro.
Vejamos mais resultados da pesquisa:
Nesse cenário contemporâneo, organização, controle tecnológico sobre as atividades rotineiras e ideias inovadoras são o tripé do sucesso em administração hoteleira.
Administração em Hotelaria sempre envolve diversos segmentos importantes e que precisam de rápida atenção. Dessa forma, quantos mais interfaces conectadas e mais integração uma ferramenta oferecer, mais automação e menos fragmentação de serviços atrasando sua produtividade.
Não esqueça que sua distribuição hoteleira precisa ser executada de forma inteligente.
Apenas 22% dos viajantes de negócios ainda fazem reservas de hotel por meios não digitais. Foto - Divulgação
Mas o que é um software de gestão hoteleira?
Um software de gestão hoteleira é uma ferramenta de desktop ou web criada para auxiliar gerentes do setor de turismo e hotelaria com procedimentos que vão desde os sistemas para vendas e reservas, até a gestão de recursos de um hotel. Atualmente, essas ferramentas podem oferecer armazenamento de dados em nuvem, por exemplo, e outras funcionalidades essenciais para a gestão do seu hotel, pousada e outros empreendimentos. Portanto, para manter o seu hotel competitivo e viável, confira alguns dos principais requisitos de um bom software — assim você vai poder se assegurar que o seu negócio está sustentado pela tecnologia.1. Software de gestão hoteleira para administrar as reservas
Apesar de elementar, não poderíamos deixar de citar a relevância de manter um controle efetivo das reservas do seu hotel. A tecnologia atual permite proporcionar facilidades para os hóspedes por meio de reservas online e pagamentos eletrônicos. No entanto, o controle dos apartamentos e de ocupação é fundamental do ponto de vista operacional e estratégico. Os controles manuais estão mais sujeitos a erros, por isso, a operação é mais bem conduzida com os controles de um bom sistema. Além disso, uma ferramenta elaborada especificamente para a hotelaria segue boas práticas adotadas pelo setor, e a simples adoção da solução adequada melhora o fluxo de processos naturalmente. Já do ponto de vista estratégico, as funcionalidades relativas à gestão de reservas garantem uma série de informações que facilitam a análise de desempenho, apontam gargalos a serem aprimorados e outros dados relevantes. O seu motor de reservas deve proporcionar informações atualizadas em tempo real e possibilitar pagamento imediato, reduzindo a burocracia para seus hóspedes. Inclusive, o sistema de gestão de reservas é uma ferramenta importante a ser incluída nas suas estratégias de vendas para elevar as taxas de reservas e de ocupação.
2. Relatórios financeiros gerenciais
Por mais que todos os outros dados sejam importantes, é no financeiro que você confere a lucratividade, a rentabilidade e a disponibilidade de caixa do hotel. Obviamente, não adianta nada manter o estabelecimento ocupado e prestar um serviço excelente sem obter o lucro devido. No entanto, não basta encontrar um sistema que forneça as informações que você precisa. Elas devem estar disponíveis em tempo real e em um formato de apresentação amigável, prático e útil. Não são raras as situações em que algumas empresas se esforçam para gerar dados que são mais trabalhosos de levantar do que úteis. Ademais, sistemas de gestão financeira para hotéis são capazes de produzir relatórios com dados diários para que você possa identificar riscos, discrepâncias com as receitas e a contabilidade do estabelecimento de forma mais rápida. Chega de planilhas que nunca vão dar conta de todas as demandas do seu empreendimento. Um gerenciamento financeiro dinâmico, preciso e amplo pede o que há de mais moderno em soluções tecnológicas. Por isso, o ideal é você pensar nos indicadores e nas informações que precisa e na periodicidade que elas devem estar disponíveis. Desse modo, será capaz de identificar o sistema de gestão que atende às suas necessidades e tomar as melhores decisões em seu hotel.3. Sistemas de Gestão de canais
Com a popularização dos smartphones, o cliente está em todos os lugares e a toda hora. Ele não está mais disposto e com tempo para buscar informações ou interagir com empresas disponíveis em um único canal. Ao mesmo tempo, é impossível atendê-lo como ele espera sem dispor de recursos tecnológicos — do contrário, você não faria outra coisa. A hotelaria se utiliza de canais específicos como o TripAdvisor, Trivago e Booking e ainda precisa se organizar em relação ao motor de reservas do site do hotel , OTAs, operadoras, GDS e agências de viagens. Além disso, se os viajantes corporativos estão optando cada vez por serviços digitais, o que dizer dos millennials? Essa faixa de jovens viajantes nasceu e cresceu com o boom tecnológico. Eles são também um dos que mais investem em pesquisa na hora de escolher hospedagem e destino. Segundo estudo da Hotels.com, mais de 42% dos millennials norte americanos chegam a passar horas pesquisando para viajar e acham essa atividade estressante. Por isso, um software para hotelaria precisa ter funções que integrem e facilitem a gestão de canais, para automatizar alguns procedimentos e diminuir a carga de trabalho, permitindo manter o foco no bom atendimento em seu hotel. Com múltiplos canais, criam-se também múltiplos pontos de venda e os clientes podem optar pelo meio de interação que for mais cômodo e funcional para eles.4. Integrações funcionais do software de gestão hoteleira
Essas não são as únicas integrações que fazem diferença para um hotel. É preciso garantir flexibilidade nos meios de pagamento e a automação do maior número de procedimentos possíveis. Tenha em mente que os sistemas de gestão integrados são uma tendência importante. Há uma pressão evidente nesse sentido porque estamos nos comunicando com mais facilidade. Ao mesmo tempo em que isso é positivo, gera uma certa saturação de informação que só pode ser solucionada com automatização de alguns procedimentos — o que é impossível sem integração.Integração entre sistemas de gestão hoteleira são pontos-chave para seu empreendimento ter produtividade Pixabay
5. Flexibilidade para sua unidade hoteleira
O perfil do seu negócio deve ser levado em consideração na hora de decidir sobre as soluções em software de gestão hoteleira. Assim, flexibilidade para se adequar às suas necessidades é importantíssimo no processo de escolha de serviços. Afinal, hotéis independentes, hotéis boutique e uma cadeia hoteleira tem características, demandas e capital para investir de forma diferente. Então, o foco deve ser o melhor provedor de soluções tecnológicas flexíveis e com o melhor custo-benefício. Se uma ferramenta possibilita mais adaptação ao seu porte, todo o seu negócio é impactado em termos de produtividade e melhores resultados. Afinal, qual o sentido de pagar por algo que não vai ser útil para o seu negócio? Lembre-se de que o hóspede satisfeito é aquele que encontra facilidades e benefícios que ele estava esperando ao optar pelo seu estabelecimento.Está em busca de soluções em software de gestão hoteleira?
Já sabemos que automatizar e integrar atividades rotineiras e gerenciais de hospedagem como o check in e o processo de front office como um todo, contribui diretamente para o melhor atendimento dos seus hóspedes. No entanto, outras áreas administrativas como contas a pagar, controle de estoque e fluxo de caixa também podem ser contempladas com soluções modernas e inovadoras em hotelaria que incluam essas funções em seus pacotes. É a otimização da tecnologia operando para auxiliar empreendedores a obter sucesso em seu empreendimento. Nesse universo, o PMS (Property Management System) é um sistema de gestão hoteleira cheio de benefícios, já que conjuga múltiplas funcionalidades. Dessa maneira, buscar fornecedores que ofereçam essa ferramenta, além de outras possibilidades de integração é a melhor alternativa de investimento para seu negócio. Para concluir nossa discussão sobre software de gestão hoteleira, não poderíamos deixar de destacar a importância da confiabilidade. Procure verificar quem são os clientes do fornecedor da solução e o que eles estão dizendo. Além disso, observe a qualidade do suporte. Esse é um ponto fundamental para que você consiga aproveitar o máximo de funcionalidades do sistema.Gostou das informações sobre softwares de gestão hoteleira? Então confira outros conteúdos que podem te ajudar a melhorar a gestão do seu hotel:
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