EVITE overbooking no seu hotel

Saber como evitar o overbooking, ou seja, o excesso de reservas, é tão importante pois um dos principais motivos para esse problema em hotéis é a distribuição de quartos em múltiplas plataformas.

Por isso, que empresas do setor hoteleiro, como a Omnibees, integram o motor de reservas do hotel ao sistema PMS. Assim, garante-se a atualização instantânea e em tempo real de tarifas.
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1. Confirme a reserva mediante pagamento
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Reservas sem pagamento não garante vaga. Prepare sua equipe para explicar a necessidade de pagamento antecipado para não gerar conflitos. Se não for possível ou o cliente se recusar, ele precisa saber que ele corre o risco de ficar sem a reserva.

Determine um horário limite para check-in que garanta a possibilidade de ocupação.
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2. Evite enganos
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Certifique a data de hospedagem, o horário de chegada, a confirmação de pagamento e todos os detalhes que achar necessários estarem corretos. Envie uma mensagem de confirmação por e-mail ou até para o celular.

Além de evitar qualquer engano, dá maior segurança ao hóspede e transmite uma imagem mais profissional do hotel.
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3. Conte com a tecnologia
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Um bom sistema de reservas evita erros muito comuns no controle por planilhas ou anotações. Além de um processo definido e funcional, os sistemas informatizados fazem checagens automáticas dos dados inseridos em cada campo, evitando alguns erros elementares.

Outra vantagem dos sistemas informatizados é que eles permitem o acompanhamento mais preciso dos dados financeiros. Esse tipo de informação ajuda na sua política de precificação e, desse modo, evita a cobrança muito abaixo do ideal, o que poderia estimular a ocupação acima da oferta de acomodações.
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4. Acompanhe a demanda
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O ramo da hotelaria tem demandas maiores ou menores de forma sazonal. Acompanhando o seu histórico de reservas, principalmente com um bom sistema, é fácil identificar os períodos com maior ocupação e aqueles mais críticos.

Com esse acompanhamento, você conseguirá minimizar o problema e direcionar a divulgação para os períodos em que ela é realmente necessária. Ao mesmo tempo, evita investimentos desnecessários em promoções nos períodos em que o hotel já estaria naturalmente ocupado.
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5. Elabore processos
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Para definir objetivamente o fluxo dos processos de reserva, elabore previamente cada passo e os descreva com o máximo de detalhes possíveis.

Com os processos definidos e considerando a necessidade de aplicar medidas que evitem o overbooking, fica bem mais fácil de colocá-los em prática.

Porém, se algo der errado e, mesmo com boas práticas de reserva, não houver como evitar o overbooking, sua equipe precisa estar preparada para tratar o problema. A primeira coisa a fazer é não o minimizar, é fundamental pedir desculpas e, se possível, ajudar o hóspede a encontrar um local.